GDPR, cybersecurity e accesso autorizzato
Archiviazione documentale
La sicurezza documentale di 4Handy.it protegge il contenuto di documenti e allegati e ne consente la consultazione esclusivamente attraverso procedure controllate.
Protezione del contenuto
Una chiave univoca per ogni documento
Ogni allegato viene protetto mediante un processo di cifratura che utilizza una chiave dedicata e un certificato. Il file viene trasferito e conservato in forma cifrata nell'ambiente remoto scelto dal cliente.
Consultazione controllata
Disponibile quando serve, soltanto a chi ne ha diritto
Le autorizzazioni applicative consentono agli operatori di consultare rapidamente gli allegati necessari alle proprie attività, mantenendo le informazioni riservate entro i limiti degli accessi assegnati.
I documenti possono contenere informazioni personali e riservate che meritano la massima attenzione. La protezione del dato non riguarda soltanto il luogo in cui viene conservato un documento, ma soprattutto chi può leggerlo, in quali condizioni e attraverso quali meccanismi di sicurezza.
Cifratura e separazione degli elementi di sicurezza
Ogni allegato viene associato a una chiave univoca, differente per ciascun documento, e protetto mediante un processo di cifratura che coinvolge anche un certificato.
Il file viene trasferito e conservato in forma cifrata su un sistema di archiviazione remota scelto e di proprietà del cliente. Gli elementi necessari alla decifratura vengono gestiti separatamente, secondo l'architettura del sistema.
La semplice disponibilità del file archiviato non è quindi sufficiente a renderne leggibile il contenuto: è necessario ricomporre gli elementi previsti e seguire la specifica procedura di decifratura. Il documento è conservato, ma il suo contenuto rimane protetto.
Cybersecurity: proteggere il dato, non soltanto l'archivio
In caso di accesso improprio allo spazio di archiviazione, la cifratura contribuisce a impedire che i file sottratti o esposti possano essere immediatamente consultati in chiaro.
La separazione tra documenti cifrati e componenti necessari alla loro decifratura introduce un ulteriore livello di protezione e contribuisce a ridurre l'esposizione delle informazioni in caso di compromissione. La sicurezza viene costruita attorno al dato stesso, limitando la possibilità di comprenderne il contenuto senza gli elementi richiesti.
Accesso autorizzato, quando serve e a chi ne ha diritto
La sicurezza protegge le informazioni senza ostacolare il lavoro quotidiano. Attraverso le funzionalità applicative e le autorizzazioni previste, gli operatori consultano gli allegati necessari senza raggiungere archivi fisici, cercare raccoglitori o sfogliare documenti cartacei.
La consultazione diventa più rapida e organizzata, mentre il controllo degli accessi mantiene le informazioni riservate entro i limiti delle autorizzazioni assegnate. Più efficienza per gli operatori, maggiore tutela per le informazioni.
GDPR e protezione dei dati fin dalla progettazione
Il sistema contribuisce a supportare i principi di riservatezza e sicurezza previsti dal Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali, in particolare dagli articoli 5, 25 e 32.
Cifratura, separazione degli elementi di sicurezza e consultazione controllata sono misure tecniche che possono contribuire a ridurre il rischio di accessi non autorizzati e divulgazioni accidentali. La conformità dipende dall'insieme delle misure tecniche e organizzative adottate, dalla configurazione effettiva e dalle caratteristiche del trattamento.
Il valore di una protezione concreta
- Riservatezza: documenti conservati in forma cifrata.
- Separazione: contenuti ed elementi necessari alla decifratura gestiti distintamente.
- Controllo: consultazione subordinata alle procedure e alle autorizzazioni previste.
- Autonomia: archiviazione remota su un ambiente scelto dal cliente.
- Efficienza: accesso digitale ai fascicoli senza le complessità dell'archivio cartaceo.
4Handy.it integra la protezione delle informazioni nel lavoro di ogni giorno. Un documento non deve essere soltanto archiviato: deve essere protetto, custodito con attenzione e reso accessibile a chi ne ha effettivamente diritto.
Protezione integrata
La sicurezza non è soltanto conservare un file.
- Cifratura specifica per ciascun documento.
- Separazione degli elementi necessari alla decifratura.
- Archivio remoto scelto e gestito dal cliente.
- Consultazione subordinata alle autorizzazioni applicative.
- Accesso digitale più rapido rispetto all'archivio cartaceo.